Los Eventos como herramienta de Relaciones Públicas.

En el ámbito empresarial o institucional, un Evento o acontecimiento especial ofrece un marco o entorno en el que es posible generar o potenciar vínculos con públicos específicos de interés para la institución o empresa convocante, con lo que se transforma en una poderosa herramienta de relacionamiento y comunicación.

Un evento es, desde el punto de vista del marketing,  una unidad de negocios o de apoyo a una actividad comercial. Sin embargo, una de las justificaciones más fuertes para llevar a cabo el esfuerzo de invertir el dinero requerido a fin de montar cualquier evento, es que proporciona numerosas oportunidades de comunicación y relacionamiento, antes, durante y después de ser llevado a cabo.

Una de sus funciones principales es la de generar el interés de los medios de comunicación hacia algo que no necesariamente tiene naturaleza noticiosa. Las instituciones en general y las empresas en particular también pueden valerse de un evento para dirigir la atención de determinados públicos hacia sus actividades, funciones o procesos.

Veamos algunos ejemplos:

• Una fábrica puede realizar un evento de puertas abiertas para demostrar su programa de modernización recientemente terminado.
• Grupos o entidades de carácter social o caritativo pueden llevan a cabo subastas y cenas de beneficencia para conseguir fondos y también para relacionarse con la comunidad.
• Empresas de tecnología están en condiciones de realizar workshops para demostrar las aplicaciones de sus productos o maquinarias.
• Una empresa que participa de una feria o exposición de puede aprovechar el flujo de asistentes a su stand para promover acciones concomitantes, por ejemplo organizar futuras visitas guiadas a sus instalaciones para profundizar el vínculo y /o consolidar el posicionamiento de determinados valores.
• Una consultora en Relaciones Públicas y/u Organización de Eventos realiza una actividad de capacitación o académica, como ser jornadas o congresos de carácter abierto y gratuito, con el propósito de promover determinados conceptos y valores y al mismo tiempo posicionarse como realizadores exitosos en la mente de los públicos asistentes o contactados.
• Una institución de carácter social organiza en evento deportivo, artístico o cultural con el doble objetivo de recaudar fondos en el marco de su campaña de fundrasing y además, concientizar a la sociedad sobre la naturaleza de la tarea que se emprende en favor de un grupo de personas al que asiste.

En casi todas las ocasiones, la ventaja principal de efectuar un evento no es el número de gente que asistirá al mismo, sino el número mayor que puede alcanzarse a través de los medios de comunicación.

Un acontecimiento especial puede tener muchos acontecimientos subsidiarios, como por ejemplo: almuerzo, banquetes, exposiciones, talleres, concursos, discursos y otros, como parte de su desarrollo.

El acontecimiento especial es un elemento de difusión publicitaria que realizado en mayor escala, incluye y entraña todos los instrumentos y técnicas de la publicidad y requiere de una gran cantidad de detalles habilidosamente diseñados, presentados, dramatizados y publicados.

Para la realización de cualquier evento se necesita de un relacionista que lo impulse integralmente.

Este especialista planificará y llevará a cabo todo la comunicación integral del evento que incluirá todas las funciones de comunicación que lo rodean: invitaciones, anuncios, gacetillas, conferencia de prensa, e-mail marketing, telemarketing, dossier de información, marketing promocional, folletería, redes sociales, etc.

De acuerdo al tamaño y complejidad del evento, el relacionista puede trabajar sólo o supervisar a la gente responsable de que todas las acciones se lleven a cabo
oportunamente.

El encargado de Relaciones Públicas, sin importar el tamaño del evento, debe ser detallista y consciente del presupuesto. Debe conocer cada elemento y su oportunidad para que el Evento sea exitoso.

Un buen relacionista debe poder programar actividades que maximicen la repercusión e impacto de un Evento, independientemente de su alcance comercial o institucional.

Por Antonio Ezequiel Di Génova

E-mail: info@antoniodigenova.com
WhatsApp al: +54 (911) 5595-9511

• Magíster en Neuro Comunicación (ESCO Universitas – Universidad Católica de Murcia).
• Magíster en Comunicación Corporativa, Protocolo y Asesoría de Imagen (IMEP -España)
• Licenciado en Relaciones Públicas (Universidad J. F. Kennedy – Argentina)
• Posgrado en Identidad e Imagen Institucional (Universidad de Belgrano – Argentina)
• Presidente de REDIRP (Red Iberoamericana de Profesionales de Relaciones Públicas)
• CEO de Antonio Di Génova Group. Consultoría Integral de Relaciones Públicas. Marketing Digital. Prensa y Organización de Eventos.
• Profesor de Grado en la Universidad de Belgrano y en la Universidad Nacional de La Matanza y de Posgrado en la Universidad Nacional de La Plata.
• Organizador del Simposio Internacional de Relaciones Públicas y de la Cumbre Latinoamericana de Relaciones Públicas y Comunicación Estratégica.
• Autor de 7 libros: Global PR; Ceremonial Empresarial; Organización Integral de Eventos; Manual de Relaciones Públicas; Gestión Integrada de Relaciones Públicas, Eventos y Protocolo; Organización de Congresos & Convenciones, Oratoria Neuroexperiencial y Comunicación.