Organización Integral de Eventos

La organización de un Acontecimiento Especial no tiene nada de “eventual” por lo que debe ser concebido y ejecutado de acuerdo a los más altos estándares de calidad organizativa y estilo. La organización de una Acontecimiento especial demanda gran profesionalismo y dedicación esmerada.

Por Lic. Antonio Di Génova

Un evento es ante todo una herramienta de gestión táctica del área Marketing y de Relaciones Públicas de una empresa o institución. Es decir importa beneficios tanto sea para la prosecución de los objetivos comerciales como para los comunicacionales e institucionales. Asimismo, por la naturaleza de los temas con lo que trabaja -imagen, vinculación con los públicos, negocios- , posee claras connotaciones estratégicas, de forma tal que un evento reporta una serie acciones que impactan en las metas organizacionales de corto, mediano plazo y largo plazo.

A través de un evento se puede conseguir llamar la atención, despertar interés y movilizar a toda o a una parte de nuestro público blanco (Target Group) sobre novedades de empresas, productos o servicios, sobre una innovación o mejora en los procesos de fabricación, distribución, comercialización etc., sobre el reciente o inminente lanzamiento de un producto o servicio, sobre algunos aspectos de nuestra organización menos promocionados o conocidos y que son dignos de ser puestos a la consideración del público.

Un evento es una excelente oportunidad para  tomar contacto directo y personalizado con una parte de nuestra audiencia objetivo, para afianzar lazos y vínculos y para transmitir determinados conceptos y valores como ser cordialidad, calidez en el trato, interés por nuestros públicos, organización y profesionalismos y muchos otros.

Asimismo, a través de  un evento se puede trabajar para perfeccionar la imagen institucional que en la mente de los públicos se va articulando. En ocasiones un evento representa la posibilidad de interactuar con los públicos en un plano transversal al que lo hacemos habitualmente. 

Queda dicho entonces que a través de un evento se pueden alcanzar múltiples propósitos. Un evento nos acerca la posibilidad de fortalecer nuestra realidad institucional y promover nuevas formas de relacionamiento con nuestro Target Group. A partir de un evento podemos, inclusive, incrementar nuestra cartera de clientes o podemos iniciar un proceso para lograrlo. A diferencia de otras herramientas de comunicación y marketing, un evento nos abre una puerta para contactar en tiempo real a clientes potenciales muy difíciles de persuadir, a los que hemos intentado abordar a través de múltiples acciones: publicidad, marketing directo, e-mail marketing, fuerza de venta, etc., y  todas han resultado infructuosas.

A su vez, un evento puede resultar una unidad funcional a los negocios existentes en nuestra empresa o puede representar una unidad de negocios en sí misma. La organización de diferentes tipos de eventos, manejada profesionalmente, puede ser un negocio muy rentable.

La decisión de realizar un evento, entraña además una serie de amenazas pues toda vez que nos exponemos estamos sujetos a la crítica de los diferentes públicos afectados por la acción, que evaluarán la calidad y profesionalismo de lo organizado, de manera tal que todas las ventajas que pudieron alcanzarse a través de un evento bien organizado, pueden licuarse a la luz de un evento con serias deficiencias organizativas. Hay evidencia suficiente sobre empresas que han perdido clientes importantes, que han perdido posicionamiento de imagen  y consideración pública y que han tenido repercusión negativa en los medios entre otras posibles consecuencias disfuncionales..

DISTINTOS TIPOS DE EVENTOS ACADÉMICOS Y EMPRESARIALES

En virtud de los objetivos que persiguen, los eventos pueden ser categorizados en: Académicos, Empresariales, Sociales Culturales, Deportivos, etc.

Principales Eventos Académicos:

1.- Congreso:
Reunión periódica que nuclea a miembros de una asociación, organización o entidad para debatir cuestiones previamente asignadas.

Prevé tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y los temas a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y las condiciones; y la etapa final, en la que se informan los resultados alcanzados.

Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias paralelas y finaliza con una ceremonia de clausura.

2.- Simposio:
Reunión de especialistas, profesionales e idóneos con el propósito e abordar materias de su particular interés. Cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de un tiempo para disertar de entre 20 y 45 minutos aproximadamente, es una buena oportunidad para que el público, una vez finalizada la actividad, posea una visión integrada de la materia tratada.

3.- Seminario:
Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional distinguido, relevante, con los discípulos o con los profesionales en etapa de perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigación o análisis sobre determinados temas o issues propios de la actividad. La duración es relativa (puede ser de 1, 2 o más días)

Se puede integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de un congreso.

4.- Jornadas:
Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los profesionales disertantes.

Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos de trabajo para experimentar sobre el tema tratado a través de talleres o work shops.

Cada tema en 1 jornada y 1 día, o sea disertación, debate y conclusiones en un mismo día.

5.- Foro:
Participan todos los presentes de una reunión. Generalmente constituye la parte final de simposios o mesas redondas.

Está dirigido por un coordinador, que permite la libre expresión de ideas supervisando las intervenciones y los tiempos.

6.- Debate:
Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusión grupal e informal de aprox. 60 minutos con un coordinador que ordena las disertaciones y modera el debate. Ideal para grupos pequeños 15 personas. aprox.

7.- Panel:
Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema determinado. Moderador coordina la sesión de una hora y luego los disertantes pueden sintetizar sus ideas. El público puede realizar consultas a los panelistas.

Eventos Empresariales:

1.- Rueda de negocios:
Concentración entre la mayor parte de personas con intereses comunes, donde uno representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el interés de cada parte y les fija una cita.

Habitualmente se realizan en el marco de congresos, y exposiciones con exposiciones paralelas.

2.- Workshop:
Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión. Es en ámbito dialogado y de intercambio informativo, entre colegas. Se impuso en turismo y se extendió a otros campos.

3. – Desayuno de trabajo:
Reuniones para tratar un tema predeterminado. 2hs aprox. Se intercambian ideas, dirigidas por un modelador, es un trabajo en equipo distendido.

4.- Asambleas:
Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o económicos.

Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de decisiones.

Asambleas ordinarias: aprobación de balances, presupuestos, etc.

Asambleas extraordinarias: aprobación especial del tema. Cuando la resolución no   esta prevista en el estatuto. 

5.- Reuniones de lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de productos y servicios.

6.- Cursos de capacitación y motivacionales para público interno o mixto.

7.- Acciones con la prensa.

8.- Participación en Ferias y Exposiciones.

Perfil de un buen organizador:

Capacidad de liderar, delegar tareas  y trabajar en equipo.

Minuciosidad y apego a lo presupuestado..

Observación sistemática y desagregada del entorno y el contexto.

Actitud Pro activa y creatividad.

Habilidades comunicacionales, empáticas y negociadoras.

Conocedor de método científicos de investigación y planificación.

Experiencia en el segmento en el que actúa.

Disponer, a través de un grupo de proveedores externos, de una oferta de servicios de calidad, confiables y con precios justos.

Todo coordinador debe investigar para obtener información. La información es el elemento esencial para tomar decisiones, y él nos posibilita planificar, ejecutar y evaluar  los resultados.

INVESTIGAR

INFORMACIÓN

TOMA DE DECISIONES

PLANIFICAR

EJECUTAR

EVALUAR LOS RESULTADOS

A.- INVESTIGACION Y DIAGNOSTICO

En una primera etapa debemos requerir información a nuestros clientes. Se deben pedir datos estructurales de la organización, y lo podemos hacer a través de cuestionarios (Brief)

A.1.- BRIEF

Datos que deben pedirse para realizar un Brief:

Nombre de la empresa.

Actividad.

Productos y/o servicios que comercializa.

Publico al que apunta (target group): 

• público global 

• público al que quiere apuntar el evento.

Presupuesto con el que vamos a contar (parámetro crítico  financiero)

Aspiraciones del cliente (económicas y financieras)

Conocer el tipo de evento (saber su intención, su propósito, qué se busca)

Nómina de Directivos de la organización, y su potencial participación en el evento, o sea quiénes van a cumplir labores ejecutivas y quienes sólo van a figurar en forma nominativa.

Fecha tentativa.

Oradores previstos (nacionales, internacionales)

Invitados especiales.

Base de datos.

Lugares alternativos de realización.

Financiación del evento.

Probables sponsors o patrocinadores.

Auspicios nominativos.

Determinación de la cantidad de participantes matriculados e invitados especiales.

Organigrama actual de la institución.

A.2.- ENTREVISTAS

Entrevistas con personalidades claves:

 Directivos.

 Representantes del sector.

 Lideres de opinión (formales e informales)

 Muestra representativa del target del evento.

Las entrevistas podrán ser, de acuerdo al grado de información previa, totalmente estructuradas, semi-estructuradas o desestructuradas, en las que se podrán utilizar preguntas abiertas, cerradas, con alternativas fijas y/o escalas de opinión.

A.3.- INVESTIGACIONES DE MERCADO

Investigaciones operativas:
Se determina como opera el mercado desde un punto de vista cuantitativo. Por ejemplo: hoteles, salas de reuniones o convenciones, servicios, elementos auxiliares, conformación  del público etc.

Investigaciones motivacionales:
Son de orden cuali-cuantitativo, en las que se buscan determinar los gustos, preferencias, deseos y motivaciones del público real y potencial.

FORMULA FODA

F ORTALEZAS

O PORTUNIDADES

D EBILIDADES

A MENAZAS

Fortalezas: son las oportunidades, es todo lo que tenemos a favor (recursos económicos, financieros, humanos y tecnológicos, prestigio, base de datos, etc.)

Debilidades: están formadas por todos aquellos elementos o variables que no controlamos o controlamos parcialmente.

Estas y / u otras investigaciones nos permitirán determinar el cuadro de situación actual de la organización y la determinación de los objetivos primarios y secundarios.

OBJETIVOS: Proposición que tiene:

1. Intención: qué quiero realizar. Debe ser posible, creíble y realizable.

2. Proporción o medida: cuánto, se cuantifica la intención.

3. Plazo: cuando lo quiero realizar. Puede ser corto, mediano o largo plazo.

B.- PLANIFICACIÓN
Cómo alcanzar un objetivo, cómo lograrlo. Aquí comienza un proceso de toma de decisiones.

Planificar es imaginar un escenario futuro.

DECISIONES

Estratégicas

Tácticas

Procedimientos u operativas

ESTRATEGICA: ¿Qué queremos?

Plan para determinar qué vamos a hacer, por qué, para quién. Son decisiones fundamentales. Quienes toman estas decisiones son los capitalistas, los dueños o los representantes de la organización.

TÁCTICAS: ¿Cómo lo vamos a lograr?

Saber qué rumbo hay que seguir para lograr el camino estratégico. A veces es necesario definirlo con los parámetros críticos de eficiencia (algo que varía poco, por ejemplo: tiempo, dinero) Estas decisiones son tomadas por los Gerentes o los Mandos Medios.

PROCEDIMIENTOS U OPERATIVOS: ¿Quién lo hace?

Importa la técnica, conocimientos, habilidades y destrezas del que realiza.

B.1.- REALIZACIÓN DEL ORGANIGRAMA DEL EVENTO

B.2.- DETERMINACION DE LAS ACCIONES A IMPLEMENTAR

Nómina de autoridades honorarias y ejecutivas 

Contratación de lugar físico de realización.

Concertación y/o contratación de los disertantes.

Designación de colaboradores.

Desarrollo planning.

Fijación de las reuniones de trabajo.

Determinación y contratación de servicios varios.

• servicios de tele o video-conferencias.
• turismo y hotelería.
• elementos auxiliares: traducción simultánea, videos, sonido, iluminación, filmación, locución, seguridad, coffee break, lunch, eventos subsidiarios, elementos de merchandising (banderas, lapiceras, portafolios, carpetas, etc.), tarjetas de identificación.

Diseño de aviso publicitario y planificación de medios.

Calendarización de las actividades.

Determinación de la gestión de ventas.

C.- EJECUCION
Es la puesta en práctica de todas las acciones planificadas.

D.- EVALUACION
Evaluamos si evaluamos o no los objetivos propuestos. Se realiza una vez concluido el evento, a diferencia de los controles que se realizan durante los tres pasos previos.

Por Antonio Ezequiel Di Génova

E-mail: info@antoniodigenova.com
WhatsApp al: +54 (911) 5595-9511

• Magíster en Neuro Comunicación (ESCO Universitas – Universidad Católica de Murcia).
• Magíster en Comunicación Corporativa, Protocolo y Asesoría de Imagen (IMEP -España)
• Licenciado en Relaciones Públicas (Universidad J. F. Kennedy – Argentina)
• Posgrado en Identidad e Imagen Institucional (Universidad de Belgrano – Argentina)
• Presidente de REDIRP (Red Iberoamericana de Profesionales de Relaciones Públicas)
• CEO de Antonio Di Génova Group. Consultoría Integral de Relaciones Públicas. Marketing Digital. Prensa y Organización de Eventos.
• Profesor de Grado en la Universidad de Belgrano y en la Universidad Nacional de La Matanza y de Posgrado en la Universidad Nacional de La Plata.
• Organizador del Simposio Internacional de Relaciones Públicas y de la Cumbre Latinoamericana de Relaciones Públicas y Comunicación Estratégica.
• Autor de 7 libros: Global PR; Ceremonial Empresarial; Organización Integral de Eventos; Manual de Relaciones Públicas; Gestión Integrada de Relaciones Públicas, Eventos y Protocolo; Organización de Congresos & Convenciones, Oratoria Neuroexperiencial y Comunicación.